[SOFTSKILL] Rangkuman Manajemen Proyek dan Resiko

BAB 1 – Pengenalan Manajemen Proyek

      Proyek adalah rangkaian usaha dalam jangka waktu  tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa unik tertentu , dilaksanakan oleh manusia  dengan memanfaatkan berbagai sumber daya melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan kontrol.

     Manajemen Proyek yaitu penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi, dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga   dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut.

Etika dalam Manajemen Proyek :  Seorang PMP harus mengikuti kode etik yang ada. Karena kode etik adalah begian penting dari semua manajemen proyek dan seorang PMP harus bertanggung jawab

BAB 2 – Konteks Manajemen Proyek dan TI

1.      Gambaran Sistem Manajemen Proyek

Manajemen merupakan proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi dilibatkan untuk memelihara, mengembangkan, mengendalikan, dan menjalankan program-program, yang semuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung menerus seiring dengan berjalannya waktu.

2.      Model Sistem Manajemen

Model adalah penyederhanaan dari sesuatu. Model juga merupakan perwakilan sejumlah objek atau akivitas yang disebut dengan entitas. Biasanya manajer menggunakan model untuk memecahkan suatu masalah.

3.      Pemahaman mengenai Organisasi dan Struktur dasar Organisasi serta Pengaruhnya pada Proyek

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diauki keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.

BAB 3 – Grup Proses Manajemen Proyek

            Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses Dalam manajemen proyek terdapat 5 grup proses yaitu :

·       INISIASI : yaitu dilakukannya pendefinisian proyek

·     PERENCANAAN PROYEK  : yaitu mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati.

·   EKSEKUSI : yaitu mengintegrasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan.

·    KONTROL : mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya. Akhir melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek.

BAB 4 – Projek Manajemen Integrasi

Manajemen integrasi proyek mencakup proses-proses dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mengindentifikasi, mendefinisikan, menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan berbagai macam proses dan kegiatan di dalam proses manajemen proyek. Terutama berkaitan dengan mengintegrasikan proses-proses yang ada di dalam kegiatan manajemen proyek yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek  secara efektif.

Perjanjian-perjanjian : Digunakan untuk mendefinisikan niat awal untuk sebuah proyek. Perjanjian ini dapat berupa kontrak, MoU, perjanjian pelayanan, surat perjanjian, nota perjanjian, kesepakatan verbal, email atau kesepakatan tertulis lainnya.

BAB 5 – Ruang Lingkup Manajemen

Project Scope Management  : adalah suatu kegiatan untuk meyakinkan bahwa semua kegiatan yang dilakukan telah mencakupi semua requirement yang telah didefinisikan, dan tidak terdapat kegiatan tambahan yang tidak berhubungan dengan requirement.

Scope pada dasarnya dapat mengacu pada dua pengertian : Product Scope dan Project Scope. Product Scope adalah fitur dan fungsi yang merupakan karakteristik dari produk atau layanan yang dihasilkan, Sedangkan Project Scope adalah Kegiatan yang dilakukan untuk menghasulkan produk atau layanan.

BAB 6 – Manajemen Waktu

 Definisi Aktivitas merupakan  identifikasi aktivitas khusus yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder untuk menghasilkan deliverables. Aktivitas atau tugas adl elemen pekerjaan yg biasanya ditemukan pd proyek yang membutuhkan durasi, biaya, dan sumberdaya

            Jadwal proyek menjadi dokumen mendasar yg mengawali proyek. Project charter mencakup tanggal mulai dan berakhirnya proyek, juga mengenai informasi anggaran. Pernyataan lingkup dan Work Breakdown Structure(WBS) membantu bagaimana proyek akan dilaksanakan.

            Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yang lebih rinci dan penjelasan yg mendukung pengertian tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan, sehingga dapat dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yangg realistis.

1.           Daftar Aktivitas dan Atributnya : Tabulasi aktivitas yang akan dimasukkan ke jadwal proyek. Daftar ini harus mencakup: Nama aktivitas , Nomor atau identitas aktivitas , Deskripsi singkat ttg aktivitas.

2.            Milestone : Kejadian penting yang biasanya tdk mempunyai durasi. Seringkali dibutuhkan bbrp aktivitas dan byk pekerjaan untuk menyelesaikan sebuah milestone. Milestone merupakan tool yang sangat berguna untuk membuat tujuan jadwal dan memantau perkembangan (progress).

BAB 7 – Manajemen Biaya

Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya.Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb. Project Cost Manajemen atau Manajemen Biaya Proyek adalah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati. Terdapat 3 proses dalam biaya  manajemen proyek yaitu: Cost estimating , Cost budgeting , Cost control

BAB 8 – Manajemen Kualitas

            Project Quality Management adalah proses yang dilakukan, untuk  menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun guidelines. Merupakan semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi proyek untuk memberikan jaminan tentang kabijakan kualitas, tujuan dan tanggung jawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati.

            Kualitas yang dimaksud disini biasanya memiliki hubungan keterkaitan yang sangat erat dengan sejumlah standar internasional, seperti contohnya ISO sebagai panduan sistem manajemen mutu (misalnya dalam pembuatan aplikasi diperhatikan kaidah buku software engineering yang memenuhi software quality assurance).

            Kesepakatan ini dapat terukur melalui parameter conformance to requirements (proses dan produk proyek memenuhi spesifikasi) dan fitness for use (produk dapat digunakan sesuai maksud dan tujuannya). Proses ini berinteraksi satu sama lain serta berinteraksi dengan proses di bidang pengetahuan lain. Setiap proses dapat melibatkan usaha dari satu atau lebih orang atau kelompok berdasarkan pada persyaratan proyek.

Bab 9 – Manajemen Sumber Daya

Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.

Cara mempengaruhi yang dapat membantu dan memperburuk proyek : Proyek lebih mungkin untuk berhasil ketika manajer proyek mempengaruhi orang menggunakan Keahlian dan tantangan pekerjaan. Proyek lebih mungkin untuk gagal ketika manajer proyek terlalu bergantung pada : Kewenangan,Uang, dan Hukuman.

Bab 10 – Manajemen Komunikasi

          Menurut Kaye (1994), kelahiran subdisiplin manajemen komunikasi tidak terlepas dari adanya tuntutan untuk lebih membumikan ilmu komunikasi di tataran dunia nyata. Manajemen komunikasi lahir karena adanya tuntutan umtuk menjembatani antara teoritisi komunikasi dengan praktisi komunikasi.

          Mempelajari perspektif, paradigma, teori, model, metodologi penelitian, dan konsep-konsep komunikasi serta aspek-aspek manajerial untuk kepentingan pengelolaan sumber daya komunikasi dalam berbagai bentuk dan konteks dalam mewujudkan efektivitas komunikasi. Konsep manajemen dalam perspektif ilmu komunikasi pada hakikatnya dipahami sebagai proses memengaruhi orang lain. Selain itu, konsep dari manajemen komunikasi juga memberi saran kepada kita bahwa kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik bukan hanya sebagai hal yang sudah melekat dalam diri kita saja, melainkan sebagai suatu hal yang dapat kita pelajari dan kita kembangkan.

Bab 11 – Manajemen Resiko

          Manajemen resiko adalah suatu sistem pengawasan risiko dan perlindungan harta benda, hak milik dan keuntungan badan usaha atau perorangan atas kemungkinan timbulnya kerugian karena adanya suatu risiko.  Proses pengelolaan risiko yang mencakup identifikasi, evaluasi dan pengendalian risiko yang dapat mengancam kelangsungan usaha atau aktivitas perusahaan.

          Pemahaman risk management memungkinkan manajemen untuk terlibat secara efektif dalam menghadapi uncertainty dengan risiko dan peluang yang berhubungan dan meningkatkan kemampuan organisasi untuk memberikan nilai tambah.

          Setelah dilakukan selanjutnya ditentukan apakah resiko tersebut dapat diterima (acceptable risk) atau tidak. Apabila resiko tidak dapat diterima (non acceptable risk), perusahaan harus menetapkan tindak lanjut perbaikan sampai resiko terendah dengan prinsip hirarki pengendalian sbb:
Eliminasi , Subtitusi , Engineering , Administrasi , Alat Pelindung Diri 

IT MAINTENANCE PROPOSAL

IT Maintenance Proposal   

Salinan ke:  1

Versi: 001     

Tanggal: 12 November 2016

Abstrak:       Proposal ini merepresentasikan penawaran PT. CIKIBER dalam rangka memberikan penawaran IT Maintenance Proposal

Dibuat oleh:

PT. CIKIBER

            Dokumen ini merupakan hak milik dan hak cipta dari PT. CIKIBER. Materi di dalam dokumen ini tidak diperkenankan untuk dibuka sebagian ataupun keseluruhan tanpa persetujuan tertulis dari PT. CIKIBER. Tidak ada bagian dari proposal IT Maintenance Proposal ini yang diperkenankan untuk digandakan dalam bentuk apapun selain dari tujuan untuk mengevaluasi dokumen proposal PT. CIKIBER, dan harus dapat dikembalikan berdasarkan permintaan.

Dokumen ini disajikan untuk membantu PT.PERTAMINAdalam menilai penawaran yang diajukan dan merupakan hal yang normal apabila kebutuhan yang diajukan kemungkinan berubah mengikuti perubahan usaha dan perubahan operasi. PT. CIKIBERpercaya bahwa proposal yang diajukan ini dapat menjawab kebutuhan rangka pelaksanaan pemeliharaan perangkat IT di PT.PERTAMINA.

Jangka waktu kesahihan dari dokumen ini adalah satu (1) bulan sejak tanggal penerimaan yang dibuat oleh PT. CIKIBER.

1.     PENDAHULUAN

 

Sebuah sistem informasi yang lengkap terdiri dari infrastruktur jaringan, hardware, software aplikasi, dan WEB. Dimana komponen-komponen tersebut saling melengkapi dan saling mendukung dalam menjalankan sebuah perusahaan.

Infrastruktur jaringan meliputi sistem transmisi data baik secara nirkabel, maupun secara konvensional dengan kabel data. Serta peralatan jaringan di sisi LAN dan WAN seperti switch, router, modem, dll.  

Hardware meliputi komputer (PC), notebook, dan server, berikut dengan peripheral lainya seperti printer, scanner, dan lain-lain.

Software meliputi Sistem operasi di komputer dan server, seperti Windows XP, Linux, Windows 2000 Server, dan lain-lain. Serta software aplikasi umum (Office, Autocad, Visio, Email, Internet Explorer, dan lain-lain). Dan  software aplikasi khusus yang dikembangkan sendiri sebagai penunjang bisnis utama perusahaan.

Setelah sistem tersebut jadi dan siap digunakan, maka tugas selanjutnya bagi divisi teknologi informasi perusahaan adalah memelihara sistem tersebut agar selalu berjalan baik. Dimana secara rutin harus dilakukan pengecekan kondisi server beserta software aplikasi, pengecekan media transmisi data (sistem pengkabelan). Dan yang paling sering adalah melayani user-user untuk mengatasi masalah yang terjadi di PC mereka masing-masing baik di sisi hardware maupun softwarenya. Seperti PC yang terkena virus, tidak bisa koneksi ke internet, printer yang rusak dan lain-lain. Hal ini menunjukan bahwa pemeliharaan sistem informasi (maintenance) adalah hal yang penting untuk dilakukan demi menunjang kelancaran proses kerja di sebuah perusahaan.

2.       SOLUSI

Pemeliharaan sebuah sistem teknologi informasi dapat dikatakan sebagian besar bergantung pada ketersediaan SDM di bidang IT yang memiliki kemampuan yang sesuai dengan kebutuhan dan kompleksitas sistim yang dimiliki

Alternatif yang terbaik bila perusahaan tidak ingin direpotkan dengan permasalahan di bidang IT yang hanya dianggap sebagai bidang penunjang adalah dengan menjalin kontrak pemeliharaan dengan perusahaan di bidang jasa teknologi informasi.

PT. CIKIBER menawarkan layanan dan solusi di bidang Teknologi Informasi yang menyelesaikan tugas-tugas di bidang IT ketika sebuah perusahaan tidak menginginkan penambahan budget IT. Semua layanan dapat diberikan secara lokal di lokasi customer atau secara remote melalui software administrasi komputer jarak jauh.

3.       KEUNTUNGAN YANG DIPEROLEH

Dengan melakukan kontrak pemeliharaan system dengan PT. CIKIBER maka customer mempunya keuntungan sebagai berikut :

1.    Perusahaan cukup berkonsentrasi dalam melakukan langkah-langkah strategis untuk memajukan bisnisnya dan tidak perlu fokus pada pemeliharaan dan pengembangan sistem informasinya karena telah ada pihak ketiga yang akan mensupport mereka dengan tenaga-tenaga yang berpengalaman dan ahli di bidangnya.

2.    Sumber daya manusia yang disediakan tidak perlu mendapat fasilitas sebanyak layaknya karyawan perusahaan yang sebenarnya dari customer, seperti asuransi kesehatan, dana pensiun, dan lain-lain.

3.    Mendapatkan layanan tenaga-tenaga ahli yang berpengalaman dan profesional dengan spesialisasi berbagai macam disiplin ilmu yang berbeda di bidang IT.

4.    Menghemat waktu dan biaya untuk mencari tenaga kerja baru.

5.    Meningkatkan kinerja karyawan dengan tetap fokus di bidang pekerjaanya masing-masing. Tanpa perlu memikirkan masalah-masalah operasional dalam penggunaan komputer dan jaringan.

6.    Mendapatkan bantuan konsultasi untuk memecahkan masalah operasional dan global di bidang IT yang dihadapi dan bantuan membuat perencanaan pengembangan sistem informasi lebih lanjut sesuai visi dan misi yang ditetapkan oleh customer.

4.       LAYANAN YANG KAMI BERIKAN

Ada beberpa jenis Sistem Perawatan/Pemeliharaan IT Yang Ditawarkan, yaitu:

ON-CALL SERVICE

 Layanan on-caIl selama jam kerja ( Senin — Jumat pukul 08.30 - 17.00 WIB ) kecuali hari    libur. 

1.    Memberikan Resonse time 4 (empat ) jam kerja setelah PO diterima

2.    Memberikan layanan On Call Service apabila Customer membutuhkan helpdesk service dan langsung buat P0, saat itu juga tenaga ahli kami mulai memberikan layanan On-Call

3.    Memberikan layanan Free Phone Service ( Free phone supmrt) dimana Customer dapat menggunakan fasilitas phone support di Customer Response Center kami, tenaga ahil kami akan memandu anda untuk melakukan pengecekan perangkat & janingan guna mempersingkat waktu kerusakan pada no 021345678  

HELPDESK By CALL

1.    Memberikan Response time 2 (dua) jam kerja 

2.    Memberikan layanan On Call Service apabila Customer membutuhkan helpdesk service, maka saat itu juga tenaga ahli kami mulai memberikan layanan On-

Call  

3.    Memberikan Layanan Free Phone Service ( Free phone support) dimana Customer dapat menggunakan fasilitas phone support di Customer Response Center kami, tenaga ahil kami akan memandu anda untuk melakukan pengecekan perangkat & jaringan guna mempersingkat waktu kerusakan pada no 021345678 Memberikan Free 24 jam  Secretary Services bagi Customer yang ingin mengadukan keluhannya kapan saja pada no telp 021345678

Engineer kami memberikan kuniungan service minimal sebulan sekali

ON SITE ENGINEER

1.    Menempatkan sejumlah Engineer di lokasi customer 

2.    Tersedianya tenaga ahli cadangan. apabila tenaga ahli yang bersangkutan berhalangan 

Engineer akan memberikan service sesuai dengan perjanjian kontrak yang berlaku

3.    Memberikan layanan konsultasi berbagai masalah yang kompleks berhubungan dengan jaringan, operasional, maupun masalah lainnya dengan tenaga-tenaga profesional yang sangat peduli dan mernastikan kepuasan pelanggan.

4.    Eskalasi masalah untuk team back office support kami 

5.    Memberikan layanan dalam User Level dan Svstam Level 

6.    Memberikan layanan dalam pembuatan IT Report hulanan 

7.    Memberikan layanan dalam dokumentasi system

5.       SLA UNTUK ONSITE ENGINEER

1.      BASIC

a.   Bebas biaya jasa perbaikan hardware & software selama masa kontrak

b.   5 jam Response time dihitung setelah complain diterima

c.    Layanan service dari Senin – Jum’at  8.30 – 17.00 WIB

2.      PREMIUM

a.   Bebas biaya jasa perbaikan hardware & software selama masa kontrak

b.   2 jam Response time dihitung setelah complain diterima

c.    Layanan service dari Senin – Jum’at  8.30 – 17.00 WIB

d.   Menempatkan technical support di area customer bila ada permintaan

e.   Layanan emergency call 24 Jam

f.    Bebas layanan support melalui telephone setiap jam kerja dengan menghubungi no telp. 021345678, engineer kami akan memberikan langkah-langkah perbaikan.

g.    Bebas biaya konsultasi untuk design network, upgrade harware/software, penggantian peralatan network dan lain-lain.

3.      EXCLUSIVE

a.   Bebas biaya jasa perbaikan hardware & software selama masa kontrak

b.   2 jam Response time dihitung setelah complain diterima

c.    Layanan service 7 X 24 jam

d.   Menempatkan technical support di area customer bila ada permintaan

e.   Layanan emergency call 24 Jam

f.    Bebas layanan support melalui telephone setiap jam kerja dengan menghubungi no telp. 021345678, engineer kami akan memberikan langkah-langkah perbaikan.

g.    Bebas Remote Service. PT. CIKIBER menyediakan remote service dalam melakukan perbaikan dari kantor

h.   Bebas biaya konsultasi untuk design network, upgrade harware/software, penggantian peralatan network dan lain-lain.

4.      SUPER EXCLUSIVE

a.   Bebas biaya jasa perbaikan hardware & software selama masa kontrak

b.   2 jam Response time dihitung setelah complain diterima

c.    Layanan service 7 X 24 jam

d.   Menempatkan technical support di area customer 3 hari dalam seminggu

e.   Layanan emergency call 24 Jam

f.    Bebas layanan support melalui telephone setiap jam kerja dengan menghubungi no telp. 021345678, engineer kami akan memberikan langkah-langkah perbaikan.

g.    Bebas bia Bebas Remote Service. PT. CIKIBERmenyediakan remote 

h.   service dalam melakukan perbaikan dari kantor [Your Company

Name]

i.     bebas biaya konsultasi untuk design network, upgrade harware/software, penggantian peralatan network dan lain-lain.

6. PEKERJAAN YANG KAMI LAKUKAN

System Back-Up

Membuat Salinan/copy untuk data-data penting perusahaan yang ada pada computer user maupun server ke dalam backup storage ( External Disk / Tape BackUp / Zip Disk / etc ).

System Optimization

Melakukan Defragmentasi data dan  membuang sampah-sampah yang ada pada computer, serta memperbaiki kesalahan setting sehingga computer dapat berjalan normal.

System Rebuild

Membangun dan menata ulang kembali system yang rusak oleh faktor yang tidak disengaja, agar system dapat bekerja normal kembali.

System Upgrade

Menambah fungsi, memperbaharui system yang ada sesuai dengan kebutuhan pelanggan, serta melakukan  testing stabilitas untuk hardware dan software.

Training dan Pelatihan

Memberikan Pengarahan dan konsultasi kepada operator computer, sehingga operator  dapat mengoperasikan computer sesuai dengan prosedur pengoperasian komputer yang baik dan benar.

Update Anti Virus & Pembersihan Virus

Melakukan Update Definition file Anti Virus sehingga anti virus yang ada dapat memproteksi komputer dari serangan virus baik virus lam amaupun baru, dan juga melakukan scaning virus serta membersihkan komputer dari Virus.

System Security

Pemasangan  Firewall dan sistem authentifikasi untuk pengamanan system dan data penting perusahaan dari orang luar yang tidak berkepentingan.

Konsultasi

Menyediakan konsultasi, analisa dan saran secara professional untuk segala hal yang berhubungan dengan IT.

 7. PORTOFOLIO

PT. CIKIBER memiliki keahlian dan pengalaman untuk memberi dukugan teknis pada berbagai system jaringan dan berbagai produk hardware dan software.

Sejak tahun 2002 PT. CIKIBER telah melakukan jasa layanan maintenance terhadap perusahaan-perusahaan swasta dan pemerintahan. Beberapa diantaranya adalah :

List pengalaman pekerjaan PT. CIKIBER sedikitnya ada 10 buah.

PT. CIKIBER

Alamat : PT.CIKIBER

Phone : 021345678 

Email : Humas@cikiber.com

Site : www.cikiber.com