[SOFTSKILL] Rangkuman Manajemen Proyek dan Resiko

BAB 1 – Pengenalan Manajemen Proyek

      Proyek adalah rangkaian usaha dalam jangka waktu  tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa unik tertentu , dilaksanakan oleh manusia  dengan memanfaatkan berbagai sumber daya melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan kontrol.

     Manajemen Proyek yaitu penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi, dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga   dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut.

Etika dalam Manajemen Proyek :  Seorang PMP harus mengikuti kode etik yang ada. Karena kode etik adalah begian penting dari semua manajemen proyek dan seorang PMP harus bertanggung jawab

BAB 2 – Konteks Manajemen Proyek dan TI

1.      Gambaran Sistem Manajemen Proyek

Manajemen merupakan proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi dilibatkan untuk memelihara, mengembangkan, mengendalikan, dan menjalankan program-program, yang semuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung menerus seiring dengan berjalannya waktu.

2.      Model Sistem Manajemen

Model adalah penyederhanaan dari sesuatu. Model juga merupakan perwakilan sejumlah objek atau akivitas yang disebut dengan entitas. Biasanya manajer menggunakan model untuk memecahkan suatu masalah.

3.      Pemahaman mengenai Organisasi dan Struktur dasar Organisasi serta Pengaruhnya pada Proyek

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diauki keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.

BAB 3 – Grup Proses Manajemen Proyek

            Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses Dalam manajemen proyek terdapat 5 grup proses yaitu :

·       INISIASI : yaitu dilakukannya pendefinisian proyek

·     PERENCANAAN PROYEK  : yaitu mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati.

·   EKSEKUSI : yaitu mengintegrasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek, dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan.

·    KONTROL : mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya. Akhir melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek.

BAB 4 – Projek Manajemen Integrasi

Manajemen integrasi proyek mencakup proses-proses dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mengindentifikasi, mendefinisikan, menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan berbagai macam proses dan kegiatan di dalam proses manajemen proyek. Terutama berkaitan dengan mengintegrasikan proses-proses yang ada di dalam kegiatan manajemen proyek yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek  secara efektif.

Perjanjian-perjanjian : Digunakan untuk mendefinisikan niat awal untuk sebuah proyek. Perjanjian ini dapat berupa kontrak, MoU, perjanjian pelayanan, surat perjanjian, nota perjanjian, kesepakatan verbal, email atau kesepakatan tertulis lainnya.

BAB 5 – Ruang Lingkup Manajemen

Project Scope Management  : adalah suatu kegiatan untuk meyakinkan bahwa semua kegiatan yang dilakukan telah mencakupi semua requirement yang telah didefinisikan, dan tidak terdapat kegiatan tambahan yang tidak berhubungan dengan requirement.

Scope pada dasarnya dapat mengacu pada dua pengertian : Product Scope dan Project Scope. Product Scope adalah fitur dan fungsi yang merupakan karakteristik dari produk atau layanan yang dihasilkan, Sedangkan Project Scope adalah Kegiatan yang dilakukan untuk menghasulkan produk atau layanan.

BAB 6 – Manajemen Waktu

 Definisi Aktivitas merupakan  identifikasi aktivitas khusus yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder untuk menghasilkan deliverables. Aktivitas atau tugas adl elemen pekerjaan yg biasanya ditemukan pd proyek yang membutuhkan durasi, biaya, dan sumberdaya

            Jadwal proyek menjadi dokumen mendasar yg mengawali proyek. Project charter mencakup tanggal mulai dan berakhirnya proyek, juga mengenai informasi anggaran. Pernyataan lingkup dan Work Breakdown Structure(WBS) membantu bagaimana proyek akan dilaksanakan.

            Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yang lebih rinci dan penjelasan yg mendukung pengertian tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan, sehingga dapat dibuat estimasi biaya dan durasi pekerjaan yangg realistis.

1.           Daftar Aktivitas dan Atributnya : Tabulasi aktivitas yang akan dimasukkan ke jadwal proyek. Daftar ini harus mencakup: Nama aktivitas , Nomor atau identitas aktivitas , Deskripsi singkat ttg aktivitas.

2.            Milestone : Kejadian penting yang biasanya tdk mempunyai durasi. Seringkali dibutuhkan bbrp aktivitas dan byk pekerjaan untuk menyelesaikan sebuah milestone. Milestone merupakan tool yang sangat berguna untuk membuat tujuan jadwal dan memantau perkembangan (progress).

BAB 7 – Manajemen Biaya

Cost atau Biaya adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya.Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb. Project Cost Manajemen atau Manajemen Biaya Proyek adalah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati. Terdapat 3 proses dalam biaya  manajemen proyek yaitu: Cost estimating , Cost budgeting , Cost control

BAB 8 – Manajemen Kualitas

            Project Quality Management adalah proses yang dilakukan, untuk  menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun guidelines. Merupakan semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi proyek untuk memberikan jaminan tentang kabijakan kualitas, tujuan dan tanggung jawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati.

            Kualitas yang dimaksud disini biasanya memiliki hubungan keterkaitan yang sangat erat dengan sejumlah standar internasional, seperti contohnya ISO sebagai panduan sistem manajemen mutu (misalnya dalam pembuatan aplikasi diperhatikan kaidah buku software engineering yang memenuhi software quality assurance).

            Kesepakatan ini dapat terukur melalui parameter conformance to requirements (proses dan produk proyek memenuhi spesifikasi) dan fitness for use (produk dapat digunakan sesuai maksud dan tujuannya). Proses ini berinteraksi satu sama lain serta berinteraksi dengan proses di bidang pengetahuan lain. Setiap proses dapat melibatkan usaha dari satu atau lebih orang atau kelompok berdasarkan pada persyaratan proyek.

Bab 9 – Manajemen Sumber Daya

Menurut A.F. Stoner manajemen sumber daya manusia adalah suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya.

Cara mempengaruhi yang dapat membantu dan memperburuk proyek : Proyek lebih mungkin untuk berhasil ketika manajer proyek mempengaruhi orang menggunakan Keahlian dan tantangan pekerjaan. Proyek lebih mungkin untuk gagal ketika manajer proyek terlalu bergantung pada : Kewenangan,Uang, dan Hukuman.

Bab 10 – Manajemen Komunikasi

          Menurut Kaye (1994), kelahiran subdisiplin manajemen komunikasi tidak terlepas dari adanya tuntutan untuk lebih membumikan ilmu komunikasi di tataran dunia nyata. Manajemen komunikasi lahir karena adanya tuntutan umtuk menjembatani antara teoritisi komunikasi dengan praktisi komunikasi.

          Mempelajari perspektif, paradigma, teori, model, metodologi penelitian, dan konsep-konsep komunikasi serta aspek-aspek manajerial untuk kepentingan pengelolaan sumber daya komunikasi dalam berbagai bentuk dan konteks dalam mewujudkan efektivitas komunikasi. Konsep manajemen dalam perspektif ilmu komunikasi pada hakikatnya dipahami sebagai proses memengaruhi orang lain. Selain itu, konsep dari manajemen komunikasi juga memberi saran kepada kita bahwa kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik bukan hanya sebagai hal yang sudah melekat dalam diri kita saja, melainkan sebagai suatu hal yang dapat kita pelajari dan kita kembangkan.

Bab 11 – Manajemen Resiko

          Manajemen resiko adalah suatu sistem pengawasan risiko dan perlindungan harta benda, hak milik dan keuntungan badan usaha atau perorangan atas kemungkinan timbulnya kerugian karena adanya suatu risiko.  Proses pengelolaan risiko yang mencakup identifikasi, evaluasi dan pengendalian risiko yang dapat mengancam kelangsungan usaha atau aktivitas perusahaan.

          Pemahaman risk management memungkinkan manajemen untuk terlibat secara efektif dalam menghadapi uncertainty dengan risiko dan peluang yang berhubungan dan meningkatkan kemampuan organisasi untuk memberikan nilai tambah.

          Setelah dilakukan selanjutnya ditentukan apakah resiko tersebut dapat diterima (acceptable risk) atau tidak. Apabila resiko tidak dapat diterima (non acceptable risk), perusahaan harus menetapkan tindak lanjut perbaikan sampai resiko terendah dengan prinsip hirarki pengendalian sbb:
Eliminasi , Subtitusi , Engineering , Administrasi , Alat Pelindung Diri